תוכן שיווקי: שוב שכחת איפה שמרת את המסמך? פתרון לאיתור מסמכים מהיר

תוכן שיווקי: שוב שכחת איפה שמרת את המסמך? פתרון לאיתור מסמכים מהיר

שיתוף ב facebook
שיתוף ב google
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin

איפה לעזאזל שמרתי את המסמך הזה… נשמע מוכר? זהו חלום הבלהות של כל מי שמבלה את ימיו מול מחשב: כתבת, שמרת, הלכת לרגע או סגרת את המחשב… ו… המסמך נעלם. למזלך, אירחתי השבוע בסדנת תוכן בקלי קלות את איל תמוז – מומחה IT והמייסד של תמוז פתרונות מחשוב, שהציע לחלוק עם קוראי הבלוג שלי טיפ יעיל לתיעוד מיקומם של מסמכים וכמובן איתור מסמכים במחשב. מאמר אורח.

אז איפה לכל הרוחות שמרת את המסמך הזה?… במקרה הטוב, כלומר, אם זכור לך שם המסמך, אפשר להריץ חיפוש וברוב המקרים – גם למצוא. אבל מה אם שם הקובץ אינו זכור לך? מה אם רצית לשמור מאמר הדרכה מעניין לקריאה בזמנך החופשי, אבל לא שמת לב מה הכותרת שלו ואיפה הוא נשמר?

כל כך הרבה קבצים נבלעים בתוך הבור השחור של זיכרון המחשב, וכיוון שמרפי היקר עובד שעות נוספות, אלה יהיו כמעט תמיד המסמכים הכי חשובים והכי נחוצים, שדרושים לך כאן עכשיו ומיד… מה עושים?

1. קודם כל מגבים כל מסמך בעותק מודפס
אני יודע. גם אני זוכר שדיברו פעם על משרד ללא נייר… אבל בפועל, אין אחד שלא חווה קריסת מערכות כזאת או אחרת, שהובילה למחיקת קבצים, היעלמות קבצים ופגיעה בתשתית הנתונים של הארגון. נייר אולי לא סקסי כמו מחשב, אבל הוא שם, מול העיניים, מתויק וקל לשליפה… גם פתרונות הענן המחשוביים עדיין אינם מספקים מענה אמין ויציב לעניין הגיבוי, כפי שלמדו על בשרם לא מזמן משתמשי הענן של מייקרוסופט, כאשר חלק מהפעילות קרסה והם נשארו מנותקים למשך ימים… בשורה התחתונה: אין תחליף לגיבוי מודפס, פרינט על גבי נייר.

2. יוצרים שדה אוטומטי המתעד את מיקום המסמך
מרביתנו משתמשים במעבד התמלילים כדי לייצר מסמכי תוכן, וכמעט שאיננו נותנים את הדעת על שלל האפשרויות הנוספות שמציעה לנו תכנת word. אחת מאותן אפשרויות היא יצירה של שדות אוטומטיים, ביניהם, שדה אוטומטי המתעד את מיקומו של המסמך בזיכרון המחשב.

אחת הדרכים לייעול העבודה, לחסכון בזמן ולמקסום ההכנסות היא אוטומציה. לכן, לפני שמדפיסים עותק גיבוי של המסמך, הוסיפו לו את שורת המיקום, כדי שתוכלו למצוא אותו שוב ושוב ושוב בכל רגע נתון:

שלב א

  • המקום הנכון ביותר לשדה המיקום הוא באזור השוליים התחתונים של המסך. לכן נרד עם הסמן לאזור זה ונקליק עליו פעמיים (דאבל-קליק)
  • פעולה זו תגרום לכך שהאזור יסומן על ידי קו מרוסק  ויהיה פתוח לכתיבה
  • רצוי לבחור פונט מוקטן ולצבוע אותו באפור, כדי שלא יבלוט יותר מדי במסמך
  • נלך לסרגל הכלים ונבחר את המסלול: Insert  – Quick Parts – Field (הוספה – חלקים מהירים – שדה)

איור מס’ 1: כך נראה המסך שיתקבל

תוכן שיווקי בקלי קלות

שלב ב

  • בשלב זה ייפתח החלון Field (שדה)
  • בטור של שמות השדות יש לבחור בשדה FileName
  • לסמן ב”וי” את הריבוע הקטן שליד ההנחיה Add path to filename (הוסף נתיב לשם הקובץ)
  • ולסיום, ללחוץ על כפתור ה- OK.

איור מס’ 2: כך נראה המסך שיתקבל

תוכן שיווקי בקלי קלות

בעקבות הסימונים והאישור, יופיע באזור השוליים (או בכל מקום אחר שתבחרו לבצע בו את הפעולה) שדה שיכיל את מיקומו של המסמך בספריות באופן אוטומטי.

כדי לראות את הנתיב בצורה המיטבית, עלינו לוודא שכיוון הטקסט מוגדר “משמאל לימין” .

איור מס’ 3: כך נראה המסך שיתקבל

תוכן שיווקי בקלי קלות

שלב ג

עכשיו, אחרי שיצרנו את שביל קליפות התפוזים שיוביל אותנו תמיד למקומו של הקובץ, וכדי שלא נצטרך לחזור על כל סדר הפעולות שוב ושוב בכל מסמך, עלינו להוסיף את השדה החדש לספריית ה- Quick Parts. איך עושים את זה?

  • נשוב ונכנס לאזור השוליים התחתונים על ידי הקשה כפולה באזור זה
  • נצבע את השדה המכיל את מיקום הקובץ, המופיע בשוליים התחתונים על ידי הקשה משולבת של  Ctrl+A
  • ונבחר  בסרגל הכלים את המסלול:

Insert – Quick Parts  – Save Selection to Quick Part Gallery (הוספה – חלקים מהירים – שמירת הקטע הנבחר בגלריית החלקים המהירים)

איור מס’ 4: כך נראה המסך שיתקבל

תוכן שיווקי בקלי קלות

בשלב זה תיפתח על המסך חלונית ובה עלינו למלא את הפרטים הבאים:

  • שדה Name (שם) – בו עלינו להעניק שם לתבנית (אני קראתי לו Footer & Doc. Location)
  • שדה Description (תיאור) – בו באפשרותנו לכתוב מהי התבנית, מה היא עושה ובמה היא מסייעת לנו
  • אחרי שמילאנו את הפרטים – נשמור את ההגדרות על ידי לחיצה על כפתור ה- OK.

איור מס’ 5: כך נראה המסך שיתקבל

תוכן שיווקי - קיצור דרך למסמך שמור

ו… זהו. זה כל הסיפור. בפעם הבאה שנרצה לשמור מסמך עם מיקומו בנבכי המחשב, כבר לא נצטרך לעבור את כל הוויא-דולורוזה של איתור השדות.

  • ברגע שנבחר בסרגל הכלים את המסלול Insert – Quick Parts (הוספה – חלקים מהירים), יוצג לפנינו חלון ובו רשימת התבניות שיצרנו (כרגע, רק אחת…)
  • כל שיהיה עלינו לעשות הוא לבחור בתבנית המתאימה ושביל קליפות הקבצים והספריות יופיע בחלון. קליק אחד – והוא במקום.
  • כזכור, המיקום המועדף הוא בשולי העמוד, כך שלא יפריע לטקסט השוטף ולא ימשוך יותר מדי תשומת לב מהשחקן הראשי: התוכן שלנו, שהוא תמיד הגיבור של הסיפור.

איור מס’ 6: כך נראה המסך שיתקבל

תוכן שיווקי - קיצור דרך לנתיב קובץ

על הכותב:
איל תמוז הוא מורה דרך בעולם הטכנולוגי ומנהל הבלוג הגיגית. הצטרפו לקבוצה ולדף העסקי של תמוז פתרונות מחשוב בפייסבוק, לקבלת כלים נוספים וטיפים לייעול וחסכון בעבודה ושכלול היכולות הטכנולוגיות שלכם, בדרך לעוד לקוחות ועוד הכנסות.

עידית נעמן

עידית נעמן

עידית נעמן - ניהול תוכן להעצמה אישית ועסקית. עוזרת לבעלות עסקים עצמאיות, שרוצות להרוויח יותר - למקד את השיווק, לדייק את הכתיבה, ולבנות עסק משגשג דרך תוכן. לגישה בחינם למיני קורס "שיווק בחיוך" שיגלה לך מה באמת מניע את השיווק הדיגיטלי ואיך להתחיל לתכנן את תשתית התוכן השיווקית של העסק שלך, צעד-אחר-צעד - לחצי עכשיו על הקישור "גם אני רוצה לעשות שיווק בחיוך".

אז מה חשבת?...

הגעת למקום הנכון!

שלום, עידית כאן. שמחה שהגעת!  הקמתי את בלוג “דרך התוכן” בשנת 2009, כדי לחלוק אתך את הידע והניסיון האדיר שצברתי בהעצמה אישית ועסקית דרך תוכן – כעיתונאית, נלפיסטית ומנטורית שיווקית. מוזמנת לקרוא, ליישם וכמובן – לשתף. 

פוסטים אחרונים

אם גם אצלכם בבית מבקרות בלילה כל מיני מפלצות או חיות טרף מפחידות – ספר הילדים החדש שכתבתי יעזור לכם לרתום את הפחד לתוצאות בלתי צפויות ומרגשות – עם חרוזים מתנגנים, עיצוב מלא-חן והדפסה איכותית שמותאמת במיוחד לאצבעות קטנות.  

מה עושים כשפוגשים אריה בחושך

במקום להמציא בכל פעם את הגלגל ולבזבז זמן יקר על כתיבת מאמר ארוך מדי, מבולבל ולא שיווקי, רכשו עכשיו את קובץ תבניות המאמרים המוכנות שלי, שיעזרו לכם לכתוב מאמרים מקצועיים איכותיים ושיווקיים – בחצי שעה ואפילו פחות. הקובץ כולל הדרכה מעשית ליישום התבניות + הדרכה לשילוב של כתיבה שיווקית.

12 תבניות מאמרים ספר

שיווק באמצעות תוכן מתבסס על תוכן רלבנטי, שפונה לדמות לקוח ספציפית ונותן לה מענה מותאם. הלקוח הזה הוא לקוח החלומות שלך וכדי להפיק מהתוכן את התוצאות הרצויות – חשוב שתדעי מיהו, מה מאפיין אותו, מה חשוב לו ומה הוא מחפש. כל אלה ועוד – בקורס הדיגיטלי “לקוח החלומות” שיוביל אותך אל הלקוח האידיאלי שלך ב-5 צעדים קצרים וממוקדים.

לקוח החלומות

סדנה דיגיטלית מעשית שבה אני מובילה אותך צעד-אחר-צעד לכתיבת 6 סוגי המאמרים המבוקשים ביותר ברשת – כולל 3 בונוסים מגבירי תוצאות לאיתור מילות המפתח הנכונות, לבניית תמונה מלווה למאמרים ולהפצה אפקטיבית שתזרים למאמרים עוד ועוד קוראים מעוניינים.

מישהו לכתוב אתו - סדנה דיגיטלית

למעבר לקורס החינמי שיגלה לך מה באמת מניע את השיווק הדיגיטלי ואיך תוכלי לתכנן תשתית תוכן שתזרים לעסק שלך לקוחות על אוטומט - מוזמנת למלא את הפרטים.

הפרטים שמסרת שמורים ובטוחים והם ישמשו אותי כדי לחלוק אתך ידע מועיל להצלחתך!

גלילה לראש העמוד
דילוג לתוכן